Comment définir une politique de Voyage d'entreprise

Si votre entreprise effectue des voyages réguliers de l' entreprise, vous savez que Voyage peut rapidement devenir l'un de vos plus grandes dépenses . Mise en place d' une politique de Voyage d'entreprise est la meilleure façon de réduire les coûts et d'obtenir vos employés sur la même page . Une politique de Voyage s'assure que les gens ont des limites et des lignes directrices à utiliser lors de la planification des voyages . En outre, les contrats appropriés en place , votre entreprise peut obtenir des rabais et des ristournes à la fin de l'année . Combien vous pouvez obtenir dépend de la quantité que vous voyagez. Voilà comment définir une politique de Voyage d'entreprise qui profitera à toutes les parties concernées . Instructions
Le 1

Faites une liste des villes dans lesquelles votre entreprise fait généralement entreprise . Déterminer les compagnies aériennes vont vers toutes les destinations nécessaires . Contactez chaque compagnie aérienne choisie , et demander à un représentant d'un contrat d'entreprise . Utilisation précédente budget Voyage de votre entreprise , estimer combien de voyages de votre entreprise fabrique par an . Dire le représentant des ventes de combien d'argent de votre entreprise passe sur Voyage . Laissez-lui savoir le nombre de déplacements estimés pour l'année à venir . Demandez à ce que la compagnie peut faire pour vous si vous voyagez uniquement sur leur support . Les compagnies aériennes peuvent offrir quelques possibilités d'épargne . Contactez plusieurs compagnies aériennes et comparer . Faites le calcul , et choisir l'option qui vous donnera le plus grand rabais . Téléchargez votre accord par écrit .
2

Répétez le processus de négociation avec les fournisseurs de voitures et d'hôtels . Gardez au moins deux de chacun des vendeurs de voitures et d'hôtels , cependant . Vous ne savez jamais quand ces choses peuvent obtenir sur - réservé .
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Écrivez- up . Attribuer un membre du personnel ou votre agent de Voyage d'entreprise à rédiger tous les détails de vos politiques et procédures de voyage nouvelles . Assurez-vous que tous les employés savent qu'ils sont censés respecter vos accords négociés . Faites-en une politique de l'entreprise que les voyages sont réservés uniquement de vos fournisseurs privilégiés . Trouver un moyen de faire respecter en vérifiant sur ​​les voyages , et disposer d'un système d'approbation en place . Vous ne voulez pas de submerger vos employés en étant trop strict , mais expliquer la raison pour laquelle tout cela doit être suivie pour le bénéfice de tous .
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Gardez track.Ask les différents fournisseurs de voyage à fournir vous avec un rapport trimestriel au suivi de l'utilisation . Demandez à votre service comptable de mises en chantier une base de données enregistrant toutes les dépenses liées aux voyages. Rencontre avec des employés qui ne suivent pas la politique , et de souligner l'importance des économies de coûts . Votre entreprise se sauver des milliers de dollars par an en adhérant à une politique de Voyage négocié .
5

Faire usage d'un agent de Voyage . Si vous n'avez pas un agent de Voyage sur place , chercher une agence spécialisée dans le Voyage d'entreprise . Alertez votre agent de vos supports et contrats préférés . Votre agent de Voyage peut alors aider à tous vos employés quand ils réservent Voyage d'entreprise . Ce sera apprécié par vos employés , car il faut une charge de travail hors de leur dos , et il vous donnera la tranquillité d' esprit en sachant que votre politique de Voyage d'entreprise est appliquée.

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