Comment organiser un voyage éducatif en Europe pour lycéens

Enrichissez l'éducation des élèves par des excursions en Europe ou ailleurs. Avant tout, consultez la politique de votre district scolaire sur les voyages internationaux. Si le district ne cautionne pas ces voyages, assurez-vous que parents et élèves comprennent que vous organisez le voyage comme consultant indépendant. Réservez un lieu assez grand pour les réunions (bibliothèques, bâtiments de parcs départementaux, maisons de clubs).

Matériel nécessaire

• Lettre de présentation
• Brochures de voyage
• Calendrier scolaire
• Coordonnées
• Contrats de conduite
• Formulaires d'autorisation médicale
• Chaperons

Instructions

Préparation

1. Étape 1 : Choisissez un organisme de voyages éducatifs spécialisé dans les voyages scolaires. Exigez un interlocuteur unique pour tous les aspects (vols, hôtels, itinéraires) en cas de problèmes. Définissez destination, dates, durée et itinéraire avant de promouvoir le voyage.

2. Étape 2 : Rédigez une lettre aux parents/tuteurs : valeur du voyage, dates provisoires, coordonnées, date/heure de la première réunion d'information (au moins 8 mois avant le départ).

3. Étape 3 : Lors de la première réunion, fournissez aux parents les contrats et une brochure de l'organisme détaillant le voyage : prix de base et prix réel (taxes, suppléments, extensions, assurances optionnelles, frais d'adhésion initiale).

4. Étape 4 : Deuxième réunion : dossier pour parents et élèves incluant : contrat de code de conduite ; autorisation médicale d'urgence ; formulaire pour besoins alimentaires/médicaux particuliers ; contrat sur la consommation d'alcool (certains pays autorisent < 18 ans). Faites signer les contrats avant d'encaisser l'acompte.

5. Étape 5 : Communiquez au moins toutes les 3 semaines avec les parents pour les mises à jour. Rencontres ou courrier aux élèves au moins mensuellement.

Avant l'arrivée à destination

6. Étape 6 : Restez en contact étroit avec le représentant de l'organisme. Documentez par écrit tout changement ou accord. Mettez les demandes spéciales par écrit. Faites suivre les appels téléphoniques par un email détaillé.

7. Étape 7 : Informez le représentant des besoins alimentaires/médicaux des élèves. Assurez-vous que l'information parvienne aux compagnies aériennes et au transporteur avant le départ des États-Unis.

8. Étape 8 : Demandez : 1) arrivée le matin (jour 1 = départ, jour 2 = arrivée) ; 2) une seule correspondance si vol direct impossible ; 3) départ d'Europe en fin de matinée. Obtenez une copie du plan de vol dès que possible.

9. Étape 9 : Vérifiez la localisation des hôtels (généralement connue 1 mois avant). Exigez qu'ils soient à distance de marche des sites prévus.

10. Étape 10 : Demandez que les dîners offrent une expérience culturelle dans des restaurants extérieurs à l'hôtel, sans frais supplémentaires.

Préparation des élèves

11. Étape 11 : Connaissez vos élèves. Organisez les chambres pour qu'ils puissent loger avec des amis au moins une partie du voyage. Prévenez-les qu'ils devront parfois partager avec d'autres (chambres de 3-4).

12. Étape 12 : Règles de conduite : ôter chapeau au restaurant ; dire s'il vous plaît/merci aux serveurs ; ranger ses affaires ; ne pas crier ; informer un adulte si on quitte le groupe, ne jamais partir seul.

13. Étape 13 : Expliquez les contrôles de sécurité ; rappelez les restrictions TSA et compagnies aériennes. Chaque élève : un bagage cabine avec l'essentiel.

14. Étape 14 : Correspondance au moins bimensuelle avec les élèves : coutumes locales, taux de change, sites web utiles, livres/films sur la destination.