Comment établir une politique de voyages d'affaires

Si votre entreprise effectue des déplacements professionnels réguliers, vous savez que les voyages peuvent vite devenir l'une de vos plus grosses dépenses. Mettre en place une politique de voyages d'affaires est le meilleur moyen de maîtriser les coûts et d'aligner vos employés. Une politique de voyage assure des limites et des directives pour la planification des déplacements. De plus, avec les bons contrats en place, votre entreprise peut obtenir des rabais et ristournes en fin d'année. Le montant dépend du volume de voyages. Voici comment établir une politique de voyages d'affaires bénéfique pour tous.

Instructions

1. Dressez la liste des villes où votre entreprise se rend habituellement. Déterminez quelles compagnies aériennes desservent toutes les destinations nécessaires. Contactez chaque compagnie choisie et demandez à un représentant un contrat corporate. En vous basant sur le budget voyage précédent de votre entreprise, estimez le nombre de déplacements par an. Dites au représentant commercial combien votre entreprise dépense en voyages. Indiquez le nombre de déplacements estimés pour l'année à venir. Demandez ce que la compagnie peut offrir si vous volez exclusivement avec elle. Les compagnies peuvent proposer plusieurs options d'économies. Contactez plusieurs compagnies et comparez. Faites les calculs, et décidez quelle option offre la plus grande remise. Obtenez votre accord par écrit.

2. Répétez le processus de négociation avec les loueurs de voitures et les chaînes hôtelières. Gardez au moins deux fournisseurs de chaque, car on ne sait jamais quand l'un peut être complet.

3. Rédigez la politique. Assignez un collaborateur ou votre agent de voyages corporate pour écrire tous les détails de vos nouvelles politiques et procédures de voyage. Assurez-vous que tous les employés sachent qu'ils doivent respecter vos accords négociés. Faites-en une politique d'entreprise que les déplacements ne soient réservés qu'auprès de vos fournisseurs préférés. Trouvez un moyen de l'appliquer en vérifiant les déplacements, et mettez en place un système d'approbation. Vous ne voulez pas submerger vos employés en étant trop strict, mais expliquez pourquoi tout cela doit être suivi pour le bénéfice de tous.

4. Suivez les dépenses. Demandez aux différents fournisseurs de voyage de vous fournir un rapport trimestriel pour suivre l'utilisation. Faites démarrer à votre service comptabilité une base de données enregistrant toutes les dépenses liées aux voyages. Rencontrez les employés qui ne suivent pas la politique, et insistez sur l'importance des économies. Votre entreprise peut économiser des milliers de dollars par an en respectant une politique de voyage négociée.

5. Faites appel à un agent de voyages. Si vous n'avez pas d'agent de voyages sur place, cherchez une agence spécialisée dans les voyages d'affaires. Informez votre agent de vos transporteurs et contrats préférés. Votre agent pourra alors aider tous vos employés lors de la réservation de voyages d'affaires. Cela sera apprécié par vos employés car cela leur enlève une charge de travail, et vous aurez l'esprit tranquille en sachant que votre politique de voyage est respectée.