Comment rédiger une lettre d'affaires

La façon dont vous vous présentez, vous et votre entreprise, dans la correspondance écrite reflète l'image de votre société. Cela peut être une introduction à vos produits ou services, et faire une bonne première impression est souvent crucial pour votre succès. Une lettre ou un email mal rédigé peut rapidement nuire à votre entreprise. Votre objectif doit être de présenter une lettre cohérente, grammaticalement correcte et sans fautes d'orthographe.

Ce dont vous aurez besoin

• Accès à un ordinateur ou une machine à écrire avec mémoire (de préférence avec correcteur orthographique)
• Papier (de préférence beau papier à en-tête avec enveloppes assorties)
• Timbre
• Enveloppe

Instructions

1. Commencez par un bel en-tête. Cela inclut du papier de qualité (de préférence avec filigrane) et enveloppes assorties. Vous n'avez pas nécessairement à acheter des en-têtes imprimés car votre logiciel peut afficher un bel en-tête. Généralement, l'impression doit présenter les coordonnées et le nom de votre entreprise. Il existe des variantes : coordonnées à la verticale ou en bas de page.

2. Commencez la saisie avec une marge. La correspondance professionnelle doit généralement commencer avec tout le texte aligné à la marge gauche.

3. Essayez de trouver le nom d'une personne précise à qui adresser la lettre. Beaucoup de lettres finissent à la poubelle, se perdent ou vont à un destinataire involontaire quand vous ne précisez pas à qui elle s'adresse.

4. Utilisez « Monsieur » ou « Madame » dans votre formule d'appel pour une lettre. L'ancienne école exigerait la même chose pour un email. Cependant, dans un email professionnel, la netiquette permet plus de flexibilité, incluant l'appel par prénom seulement.

5. Relisez votre lettre avec le correcteur orthographique ou un dictionnaire et corrigez. Regardez toujours « Aperçu avant impression » avant d'imprimer. La mise en page doit être agréable à l'œil.

6. Signez la lettre. Le tampon de signature est à éviter. Une vraie signature est bien plus efficace. Une belle signature n'est ni trop grande ni trop petite. Selon le type de lettre, vous pouvez utiliser une signature plus flamboyante.

7. Indiquez les noms des autres destinataires avec « c.c. : » quelques espaces sous votre signature. Par exemple, si vous envoyez une lettre à « M. Dupont » avec copie à « M. Martin », tapez « c.c. : M. Martin ».

8. Adressez l'enveloppe au destinataire en tapant son nom et son adresse sur l'enveloppe, ou en utilisant des étiquettes d'adresse. Faites de même pour votre adresse de retour.

9. Imprimez votre lettre et vos étiquettes d'adresse.

10. Utilisez une machine à affranchir pour imprimer vos étiquettes de timbre, si possible. Cela donne une présentation plus professionnelle.

11. Postez la lettre.