Procédures de réservation à la réception d'hôtel

Selon le site Web Career Planner, un agent de réservation d'hôtel doit accueillir les visiteurs de l'hôtel en les enregistrant et en assignant les chambres, en remettant les clés, en transmettant et recevant des messages, en tenant des registres des chambres occupées et des comptes des clients, en effectuant et confirmant les réservations et en encaissant les paiements au départ des visiteurs. L'agent de réservation doit avoir d'excellentes compétences en service client, ainsi qu'une attitude amicale, car il sera la voix de l'hôtel.

Disponibilité des chambres

Chaque matin, l'agent de réservation de l'hôtel met à jour ses dossiers, afin qu'un comptage précis des chambres disponibles soit connu. C'est une information vitale à connaître avant de procéder à la réservation d'un client.

Réception de l'appel

Lorsqu'un client décide de séjourner dans un hôtel, il appelle l'agent de réservation. Il est du devoir de l'agent de rechercher rapidement et avec précision une chambre disponible pour la durée de séjour souhaitée par le client. Il est important que l'agent parle de manière amicale et compétente, car il est le premier contact auquel le client parlera ; c'est donc son travail de faire une bonne première impression.

Hébergement

Enregistrez et exécutez les hébergements demandés par chaque client individuel. Différents hôtels offrent différents hébergements, mais la taille du lit, la préférence pour le tabac et l'heure d'arrivée et de départ sont quelques-uns des principaux hébergements que la plupart des hôtels offriront à leurs clients. S'assurer de fournir les hébergements que le client préfère est un point clé pour assurer la satisfaction du client.

Vérification du paiement

Vérifiez la méthode que le client utilisera pour payer sa chambre. Certains hôtels exigent un dépôt, et une carte de crédit sera nécessaire pour garantir la chambre. Passez la carte de crédit pour vous assurer que la transaction est approuvée avant de terminer la conversation. Le client doit présenter la carte de crédit à l'agent de réservation à son arrivée pour vérifier son identité.

Réservation terminée

Concluez la réservation. Après que l'agent de réservation a collecté toutes les informations nécessaires, il peut officiellement réserver la chambre d'hôtel. Demandez au client s'il a besoin d'autre chose, remerciez-le pour son appel et assurez-lui que son séjour sera aussi agréable que possible. Une fois l'appel terminé, envoyez un email de confirmation, si le client a fourni son adresse email, avec un lien vers le site web de l'hôtel. Invitez le client à parcourir le site pour voir des photos de l'hôtel et une liste des activités à faire autour du complexe hôtelier.