Comment réduire les frais de déplacement professionnel

Billets d'avion, voitures de location, repas au restaurant : les déplacements professionnels sont souvent une nécessité, et une coûteuse. Heureusement, il existe de nombreuses façons simples de réduire ces dépenses. Grâce à une planification réfléchie et une gestion avisée des ressources financières, vous ou votre entreprise pouvez économiser considérablement lors des voyages d'affaires. Préparez vos bagages, prenez la route : vous pouvez vous le permettre.

Outils nécessaires

• Carte de fidélité aérienne ou carte de crédit professionnelle
• Ordinateur
• Connexion Internet
• Téléphone
• Annuaire

Instructions

Cartes et programmes de fidélité

1. Adhérez à un programme de miles aériens ou de points voyage. Essayez de toujours voyager, louer et loger auprès des entreprises partenaires pour cumuler des points régulièrement. L'inscription se fait en ligne, par courrier ou en personne à l'aéroport, à l'hôtel ou chez le loueur de voitures. Les points donnent droit à des séjours et voyages gratuits.

2. Si vous voyagez beaucoup et utilisez plusieurs compagnies pour les vols, locations de voitures ou hôtels, adhérez aussi à leurs programmes de points ; cela vaut les 15-20 minutes passées à remplir les formulaires. Les membres reçoivent parfois des offres spéciales : tarifs réduits, surclassements, bonus de points — autant d'avantages qui font économiser de l'argent.

3. Envisagez une carte de crédit ou bancaire professionnelle affiliée à l'un de vos programmes de points. En réservant vos voyages avec ces cartes, surtout directement auprès de l'entreprise, vous gagnez des points supplémentaires vers des vols, locations et nuits d'hôtel gratuits. Cherchez une carte sans frais annuels (ou faibles), au taux d'intérêt le plus bas, et avec un minimum de dates d'interdiction pour les voyages payés en points.

4. Remboursez le maximum de votre solde chaque mois pour éviter les frais de financement et d'intérêts, et payez toujours le minimum à temps pour éviter les pénalités de retard.

5. Si vous utilisez intensivement plusieurs programmes de points, envisagez une autre carte de crédit ou de débit affiliée à ce programme. Débitez chaque carte selon le programme : vols Delta sur carte Delta, vols US Airways sur carte US Airways.

Confort, pas luxe

6. Nous voulons tous être confortables en voyage, mais confort et luxe sont deux choses différentes. Réduisez les frais de vol en voyageant en classe économique et en réservant au moins 60 jours à l'avance quand c'est possible. Si vous devez voyager en classe affaires, utilisez vos points pour un surclassement, souvent moins cher qu'un billet classe affaires plein tarif. Sinon, contactez des consolidateurs de billets (annuaire ou en ligne) qui proposent des tarifs classe affaires réduits.

7. Diminuez les frais de location de voiture en louant un véhicule plus petit, plus ancien, avec une bonne consommation, ou, si vous êtes bien assurés et que c'est pratique, remboursez le kilométrage à des collègues pour utiliser leurs véhicules pour les courts trajets autour de votre entreprise. Payez la petite prime d'assurance en cas d'accident. Déconseillez les voitures avec chauffeur et les taxis, et encouragez les transports en commun. Dans les grandes villes, marcher et prendre les transports en commun permet aussi d'économiser sur le stationnement.

8. Réduisez les coûts d'hébergement en choisissant un hôtel économique ou affaires raisonnablement situé près du lieu d'activité, ou bien desservi par les transports en commun. L'hôtel doit être propre et confortable, mais pas luxueux. Réservez des hôtels incluant petit-déjeuner et Wi-Fi dans le prix. Quand c'est possible, optez pour des appart-hôtels afin que les employés puissent préparer leurs repas et économiser sur la restauration. Faites partager les chambres ou suites avec espaces de couchage séparés.

9. Ne remboursez pas les repas chers (sauf pour recevoir clients actuels ou potentiels) ni les minibars. Conseillez aux employés d'acheter collations et boissons en supérette ou station-service, et de déjeuner/dîner dans des restaurants de gamme moyenne. Fixez un budget journalier pour les repas, sans alcool, et tenez-vous-y.

Voyager moins

10. Pour réduire les frais, voyagez moins. Quand c'est possible, tenez les réunions courtes par téléphone, chat, email ou visioconférence.

11. Réfléchissez bien : une conférence, un client potentiel ou une réunion vaut-il le déplacement ? Certains événements lointains ou clients éloignés ne justifient pas la dépense. Si vous ne ferez probablement pas de bénéfice ni même n'atteindrez le seuil de rentabilité, ou si vous n'êtes pas sûr que ça vaille le temps et l'argent, n'y allez pas.

12. Planifiez vos déplacements pour que les voyages dans une même zone coïncident. Si vous avez un événement ou une conférence près d'un client ou prospect, essayez d'y caler un maximum de réunions et événements. Réservez alors un seul vol et utilisez transports en commun ou location de voiture pour enchaîner les rendez-vous sur place.