Comment rédiger un appel d'offres pour hébergement hôtelier (RFP)

Entreprises et organisations organisent régulièrement réunions et conférences, envoient des délégations à des salons professionnels. Parfois, des familles se réunissent dans un lieu central. Dans tous ces cas, un hébergement est nécessaire. Rédiger un appel d'offres (RFP - Request for Proposal) adressé à plusieurs hôtels et centres de conférence permet de comparer les offres pour obtenir les chambres, services et équipements requis au meilleur prix.

Ce dont vous aurez besoin

• Ordinateur avec logiciel de traitement de texte
• Imprimante
• Liste des exigences
• Budget

Instructions

1. Créez une page de garde avec : titre de la proposition (ex. « Appel d'offres hébergement hôtelier »), nom de l'événement et de l'entreprise, coordonnées du responsable (nom, adresse, email, téléphone, fax), dates inclusives de l'événement.

2. Exposez les faits. Premier paragraphe : présentation de votre groupe, nombre de participants, nature de l'événement (conférence annuelle, atelier bimestriel ?), besoin d'espaces réunion/banquet, dates.

3. Détaillez les exigences sous l'en-tête « Exigences ». Utilisez des sous-titres : « Dates » (arrivée/départ, horaires), « Types de chambres » (nombre de chambres king, queen, lits jumeaux, suites), chambres non-fumeurs et accessibles. « Repas » si nécessaire (quels repas, quelles dates), taille des salles de réunion/banquet.

4. Ajoutez « Demandes complémentaires ». Matériel audiovisuel, parking, navettes aéroport, salle de sport, piscine chauffée, accès WiFi.

5. Rédigez la section « Budget ». Prix maximum par chambre, tarif par personne pour les banquets, coûts de location des salles et des collations.